Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública

Este Curso online de Fundamentos Básicos de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública está pensado para personal funcionario y trabajadores de la administración que necesitan manejar con más seguridad la documentación administrativa, los archivos de oficina y la tramitación de expedientes. Resulta especialmente útil si buscas una base clara y práctica para organizar, clasificar, conservar y recuperar documentos en el entorno público.

Cómo gestionar expedientes y archivos administrativos con más orden, control y criterio

La gestión documental en la administración pública no se limita a archivar papeles o almacenar documentos. Implica aplicar criterios de clasificación documental, entender el ciclo de vida de los documentos, mantener el archivo de oficina en condiciones de uso y asegurar que la información pueda recuperarse, transferirse y conservarse correctamente. Este curso aborda esas tareas desde una perspectiva aplicada al trabajo administrativo diario.

A lo largo de la formación trabajarás conceptos clave como documento, archivo, expediente administrativo, series documentales, ordenación, transferencia documental y archivo electrónico. También se estudian las funciones del archivo de gestión, los instrumentos de recuperación documental, las normas de organización y control, y el impacto de la administración electrónica en el tratamiento documental y en la gestión de expedientes administrativos.

El enfoque del experto

Este curso ha sido desarrollado por Alberto Manuel García Martín, licenciado en Derecho y especialista en administración electrónica, gestión de expedientes y archivo y competencias digitales aplicadas al entorno administrativo. Su perfil combina conocimiento normativo con experiencia en herramientas y procesos vinculados al trabajo documental en la Administración Pública.

Su trayectoria en teleformación, normativa de la Administración Pública y contratación del sector público aporta una perspectiva útil para entender, no solo cómo se organiza un archivo administrativo, sino también cómo evoluciona la gestión documental en un contexto cada vez más digitalizado.

¿A quién se dirige y qué salidas profesionales aporta?

Este curso está orientado a personal funcionario y trabajadores de la Administración Pública que necesitan adquirir o reforzar conocimientos sobre archivo administrativo, tratamiento documental y gestión de expedientes. Puede resultar especialmente útil para:

• Personal administrativo de ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas y administración general.
• Auxiliares administrativos y administrativos del sector público.
• Técnicos de apoyo en unidades de registro, archivo o gestión documental.
• Personal laboral de organismos públicos y entidades dependientes.
• Profesionales que tramitan, ordenan o custodian documentación administrativa en su puesto de trabajo.

En el plano profesional, esta formación puede ser útil para desarrollar competencias aplicables en:

• Organización y mantenimiento del archivo de oficina.
• Gestión y control básico de expedientes administrativos.
• Aplicación de criterios de clasificación documental y series documentales.
• Uso de pautas de transferencia, recuperación y acceso a la documentación.
• Comprensión del marco básico de la administración electrónica y el archivo electrónico.
• Mejora de la eficacia en tareas de soporte administrativo y gestión documental en el sector público.

Habilidades y Competencias Estratégicas Adquiridas

Esta formación te ayudará a desarrollar competencias útiles para la gestión de expedientes administrativos, la organización del archivo de oficina y el tratamiento documental en la Administración Pública.

• Diferenciar tipos de documentos y comprender la función del archivo dentro de la actividad administrativa.
• Aplicar criterios básicos de clasificación documental y ordenación de expedientes.
• Identificar las fases de tramitación y la estructura de un expediente administrativo.
• Organizar series documentales y utilizar instrumentos de recuperación y control documental.
• Aplicar pautas de transferencia, conservación, acceso y seguimiento del archivo de gestión.
• Comprender el papel del documento electrónico y del archivo electrónico en la administración actual.
• Relacionar la gestión documental con los principios básicos de la administración electrónica.
• Mejorar la eficacia y la seguridad en tareas de archivo y soporte administrativo.

Metodología del curso

• Curso online de 35 horas con un plazo de 3 meses para completarlo a tu ritmo.
• Acceso a la plataforma 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Incluye contenido en PDF no descargable, ejemplos, 6 unidades, 15 prácticas, 139 minutos de vídeo y 6 test de evaluación.
• Compatible con cualquier sistema operativo y dispositivo móvil.
• Metodología orientada a combinar explicación clara y aplicación práctica en gestión documental, archivo administrativo y expedientes de la Administración Pública.
• No se requieren conocimientos previos sobre la materia.

Obtén tu Certificado con Sello de Calidad AENOR

Al finalizar el curso recibirás tu Certificado Acreditativo emitido por Cursa Online con código QR de verificación.

Además, esta formación cuenta con el Sello de Calidad en Contenidos eLearning ANCYPEL-AENOR, una referencia orientada a reconocer estándares de calidad en contenidos de formación online. Es una señal adicional de confianza para quienes buscan una formación estructurada, útil y alineada con el trabajo administrativo real.

≡ Temario completo del Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en las AAPP

TEMA 1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública

1. Gestión de documentos: eficacia y economía
2. Nuevas tecnologías en la organización y gestión de la información
3. Concepto de archivo y su clasificación. Sistema de archivo
4. Centros de Información Documental
5. Concepto de documento
6. Archivos públicos y privados
7. El valor de los documentos
   • El ciclo vital de los documentos o teoría de las edades del documento
8. El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal
   • Legislación
   • Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
9. Actividades de refuerzo del aprendizaje

TEMA 2. Los Archivos de Oficina

1. Concepto y funciones de los archivos de oficina
   • Funciones del archivo de gestión o de oficina
2. Organización del archivo de oficina
   • Los documentos administrativos
   • Fase previa de separación de documentos
3. Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
   • Correspondencia. Comunicación entre órganos administrativos
   • Expedientes
   • Documentos de enlace
   • Documentos de notificación
   • Documentación de apoyo a la gestión
   • Documentación informativa auxiliar
4. Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
5. Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión

TEMA 3. Los expedientes administrativos

1. Concepto de Expediente Administrativo
2. Formación del expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
   • Fases del procedimiento administrativo y documentación
   • Iniciación del expediente
   • Ordenación del procedimiento
   • Instrucción del procedimiento
   • Finalización del expediente
   • Ejecución
3. Cuadro-resumen de documentos administrativos que podemos encontrar en un expediente administrativo
4. Ordenación del expediente administrativo
   • Carpetilla o Guarda Exterior
   • Relación de Contenido o Índice de Documentos
   • Criterios de ordenación de los expedientes
   • Consejos para el buen tratamiento de la documentación de los expedientes administrativos
5. Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
6. Normas básicas de instalación de documentos
   • Pautas de instalación de expedientes en fase de tramitación
   • Pautas de instalación de expedientes ya tramitados pero con vigencia administrativa
7. Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
   • Documentos y copias
   • Archivo electrónico de documentos
   • Entrada en vigor de los elementos relacionados con el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas

TEMA 4. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales

1. Establecimiento de un Sistema de Archivo
2. Sistemas de registro y clasificación de documentos
   • La Clasificación Documental como Proceso Archivístico. Las agrupaciones documentales
   • Principios que rigen el proceso de clasificación documental
3. Las series documentales. Concepto
4. Metodología para realizar la clasificación documental. Normas para la creación de tipos y series documentales
   • Identificación de los productores
   • Estudio de la estructura orgánica de la organización
   • Análisis de las funciones y trámites
5. El proceso de ordenación. Sistemas
   • Sistema de ordenación alfabética
   • Sistema de ordenación numérica
     • Procedimiento de la cifra terminal
   • Sistema de ordenación alfanumérica
   • Sistemas de ordenación secundarios
     • Ordenación Geográfica
     • Ordenación Temática
     • Sistema de Ordenación Decimal
     • Ordenación Cronológica
6. El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina
   • Proceso de organización: clasificar y ordenar
   • Criterios de clasificación
   • Características del cuadro de clasificación de documentos
   • Estructuración de un Cuadro de Clasificación
   • Procedimientos de codificación del Cuadro de Clasificación
7. Fase de ordenación de los documentos
   • Principio de Orden Original y Principio de Procedencia
   • Ordenación según el Cuadro de Clasificación
   • Ordenación según las unidades documentales
8. Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos

TEMA 5. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental

1. Herramientas de recuperación documental
2. Transferencias y préstamos documentales
   • Circulación de documentos entre oficinas administrativas
   • Procedimiento de transferencia desde el Archivo de Oficina
   • ¿Cómo realizar el procedimiento de transferencia?
     • Primer paso: Hoja de Previsión de Transferencia de Documentos
     • Segundo paso: Preparación de la documentación objeto de transferencia
     • Tercer paso: Formalización de la transferencia
   • Procedimiento de transferencia propuesto por la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia
     • La relación de entrega
   • Transferencia del Archivo Central al Archivo Intermedio
     • Funciones del Archivo Intermedio
3. Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
   • Libros
   • Ficheros
   • Bases de datos
   • Archivo electrónico
4. Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales
   • Soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
   • Material de archivo
   • Mobiliario de archivo
5. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
   • Proceso: del documento original al digital
6. Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
   • Valores primarios y valores secundarios de la documentación
   • Valoración de la documentación electrónica
   • Metadatos de Gestión de Documentos
   • Metadatos: tipología, utilidad, esquema y principales elementos
7. Sistemas Informatizados de Gestión Documental
   • Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental
   • Soluciones Tecnológicas
8. Actividades de refuerzo del aprendizaje

TEMA 6. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica

1. Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina
   • Normas de organización
   • Preservación de los documentos
   • Normas de acceso a la documentación
   • Clasificación documental a los efectos de establecer las normas de acceso a la documentación
   • El expurgo de documentación. Normas
   • Conservación, almacenamiento, duración, expurgo y control de documentos electrónicos
2. Pautas para el control de la eficacia del sistema de archivo
3. Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo
4. La Nueva Administración Electrónica: Implicaciones en la Gestión Documental
   • Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015)
   • Régimen Jurídico del Sector Público (Ley 40/2015)
   • Principios de la Administración Electrónica
   • El Ciudadano y la Administración Electrónica
   • Sede Electrónica
   • Notificaciones electrónicas
   • Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas
   • Registro Electrónico General
   • Archivo electrónico de documentos
   • Expediente Administrativo Electrónico
5. Resumen