Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública

Este Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública pretende dotar al alumno de los conocimientos básicos y herramientas fundamentales para un correcto tratamiento y archivo de la documentación generada en la Administración Pública.

Los objetivos de este Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública, de 35 horas de duración, son los siguientes:

• Definir los conceptos de archivo y documento.
• Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
• Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
• Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
• Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
• Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
• Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico.

Importancia de la gestión documental

Sin duda, es de gran importancia que el profesional de la administración pública conozca e integre en su trabajo diario las técnicas de archivo y documentación. La tramitación de los diferentes expedientes administrativos genera una ingente producción documental que requiere de unas adecuadas técnicas y metodologías para su conservación, custodia y acceso.

En este Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública conocerás los conceptos de documento y archivo, las diferentes clasificaciones de archivo existentes, el marco legal a tener en cuenta en el tratamiento de los archivos o las distintas etapas del archivo.

Estudiarás las funciones del archivo de oficina, los diferentes documentos que lo componen y las normas básicas de elaboración y ejemplos de cada uno de los documentos de los archivos de oficina.

Gestión documental de los expedientes administrativos

En cuanto a los expedientes administrativos, te explicarán el concepto de expediente administrativo y la documentación que integra un expediente, además de las fases en su tramitación y los documentos generados en el expediente administrativo.

Sobre la organización del archivo de oficina, aprenderás los conceptos de tipos y series documentales, así como los diferentes procedimientos para la creación de series documentales y cómo aplicar en la práctica el cuadro de clasificación de los documentos que componen el archivo de oficina.

Seguimiento y control del archivo de oficina

Te enseñarán a realizar el seguimiento y control del archivo de oficina, estudiando diferentes herramientas e instrumentos de recuperación, transferencia y acceso documental, normas sobre las instalaciones documentales y nociones sobre Sistemas Informatizados de Gestión Documental.

Por último, aprenderás a elaborar normas de organización del archivo de oficina, a aplicar diferentes pautas de control del sistema de archivo y las normas fundamentales en materia de Administración Electrónica y sus implicaciones en el ámbito de la gestión documental.

¿A quién se dirige este curso?

Este Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública, con Certificado Acreditativo, va dirigido a funcionarios, personal laboral o empleados de la Administración Pública que quieran aprender los fundamentos básicos de gestión de expedientes y archivos de oficina.

≡ Temario del Curso online de Gestión de Expedientes y Archivos en la Administración Pública

TEMA 1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública

1. Gestión de documentos: eficacia y economía
2. Nuevas tecnologías en la organización y gestión de la información
3. Concepto de archivo y su clasificación. Sistema de archivo
4. Centros de Información Documental
5. Concepto de documento
6. Archivos públicos y privados
7. El valor de los documentos
   1. El ciclo vital de los documentos o teoría de las edades del documento
8. El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal
   1. Legislación
   2. Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
9. Actividades de refuerzo del aprendizaje

TEMA 2. Los Archivos de Oficina

1. Concepto y funciones de los archivos de oficina
   1. Funciones del archivo de gestión o de oficina
2. Organización del archivo de oficina
   1. Los documentos administrativos
   2. Fase previa de separación de documentos
3. Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
   1. Correspondencia. Comunicación entre órganos administrativos
   2. Expedientes
   3. Documentos de enlace
   4. Documentos de notificación
   5. Documentación de apoyo a la gestión
   6. Documentación informativa auxiliar
4. Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
5. Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión

TEMA 3. Los expedientes administrativos

1. Concepto de Expediente Administrativo
2. Formación del expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
   1. Fases del procedimiento administrativo y documentación
   2. Iniciación del expediente
   3. Ordenación del procedimiento
   4. Instrucción del procedimiento
   5. Finalización del expediente
   6. Ejecución
3. Cuadro-resumen de documentos administrativos que podemos encontrar en un expediente administrativo
4. Ordenación del expediente administrativo
   1. Carpetilla o Guarda Exterior
   2. Relación de Contenido o Índice de Documentos
   3. Criterios de ordenación de los expedientes
   4. Consejos para el buen tratamiento de la documentación de los expedientes administrativos
5. Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
6. Normas básicas de instalación de documentos
   1. Pautas de instalación de expedientes en fase de tramitación
   2. Pautas de instalación de expedientes ya tramitados pero con vigencia administrativa
7. Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
   1. Documentos y copias
   2. Archivo electrónico de documentos
   3. Entrada en vigor de los elementos relacionados con el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas

TEMA 4. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales

1. Establecimiento de un Sistema de Archivo
2. Sistemas de registro y clasificación de documentos
   1. La Clasificación Documental como Proceso Archivístico. Las agrupaciones documentales
   2. Principios que rigen el proceso de clasificación documental
3. Las series documentales. Concepto
4. Metodología para realizar la clasificación documental. Normas para la creación de tipos y series documentales
   1. Identificación de los productores
   2. Estudio de la estructura orgánica de la organización
   3. Análisis de las funciones y trámites
5. El proceso de ordenación. Sistemas
   1. Sistema de ordenación alfabética
   2. Sistema de ordenación numérica
      • Procedimiento de la cifra terminal
   3. Sistema de ordenación alfanumérica
   4. Sistemas de ordenación secundarios
      • Ordenación Geográfica
      • Ordenación Temática
      • Sistema de Ordenación Decimal
      • Ordenación Cronológica
6. El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina
   1. Proceso de organización: clasificar y ordenar
   2. Criterios de clasificación
   3. Características del cuadro de clasificación de documentos
   4. Estructuración de un Cuadro de Clasificación
   5. Procedimientos de codificación del Cuadro de Clasificación
7. Fase de ordenación de los documentos
   1. Principio de Orden Original y Principio de Procedencia
   2. Ordenación según el Cuadro de Clasificación
   3. Ordenación según las unidades documentales
8. Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos

TEMA 5. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental

1. Herramientas de recuperación documental
2. Transferencias y préstamos documentales
   1. Circulación de documentos entre oficinas administrativas
   2. Procedimiento de transferencia desde el Archivo de Oficina
   3. ¿Cómo realizar el procedimiento de transferencia?
      • Primer paso: Hoja de Previsión de Transferencia de Documentos
      • Segundo paso: Preparación de la documentación objeto de transferencia
      • Tercer paso: Formalización de la transferencia
   4. Procedimiento de transferencia propuesto por la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia
      • La relación de entrega
   5. Transferencia del Archivo Central al Archivo Intermedio
      • Funciones del Archivo Intermedio
3. Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
   1. Libros
   2. Ficheros
   3. Bases de datos
   4. Archivo electrónico
4. Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales
   1. Soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
   2. Material de archivo
   3. Mobiliario de archivo
5. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
   1. Proceso: del documento original al digital
6. Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
   1. Valores primarios y valores secundarios de la documentación
   2. Valoración de la documentación electrónica
   3. Metadatos de Gestión de Documentos
   4. Metadatos: tipología, utilidad, esquema y principales elementos
7. Sistemas Informatizados de Gestión Documental
   1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental
   2. Soluciones Tecnológicas
8. Actividades de refuerzo del aprendizaje

TEMA 6. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica

1. Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina
   1. Normas de organización
   2. Preservación de los documentos
   3. Normas de acceso a la documentación
   4. Clasificación documental a los efectos de establecer las normas de acceso a la documentación
   5. El expurgo de documentación. Normas
   6. Conservación, almacenamiento, duración, expurgo y control de documentos electrónicos
2. Pautas para el control de la eficacia del sistema de archivo
3. Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo
4. La Nueva Administración Electrónica: Implicaciones en la Gestión Documental
   1. Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015)
   2. Régimen Jurídico del Sector Público (Ley 40/2015)
   3. Principios de la Administración Electrónica
   4. El Ciudadano y la Administración Electrónica
   5. Sede Electrónica
   6. Notificaciones electrónicas
   7. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas
   8. Registro Electrónico General
   9. Archivo electrónico de documentos
   10. Expediente Administrativo Electrónico
5. Resumen