Curso online de Archivo Electrónico

Gracias a este Curso online de Archivo Electrónico, conocerás en profundidad todos los conceptos necesarios sobre el archivo electrónico de expedientes y documentos electrónicos dentro de la gestión administrativa de las Administraciones Públicas.

En este Curso online de Archivo Electrónico, de 30 horas de duración, aprenderás cómo se trabajan los expedientes electrónicos y cuál es su estructura, así como la de los documentos electrónicos, el índice electrónico, la firma electrónica y los metadatos del expediente y del documento electrónico.

Se estudia un sistema diseñado para la gestión de documentos y expedientes electrónicos cumpliendo los requisitos para que ambos puedan almacenarse y obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Esto supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos durante la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.

Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGDE)

El curso permite, además, conocer en detalle todos los aspectos relacionados con el archivo electrónico y la política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) como base del modelo de gestión documental y de las políticas específicas aplicables en el ámbito de cada organización.

Es necesario definir correctamente los procedimientos, identificándolos, dándolos de alta en el Sistema de Información Administrativa (SIA), estableciendo los plazos de caducidad de sus valores primarios y secundarios, así como los plazos de transferencia y acceso.

Aplicación de archivo electrónico único

También se estudian los motivos para la implantación de un sistema de gestión documental en una organización, así como los conceptos relacionados con el sistema de archivos, funciones de un archivo, series documentales, organización de los fondos documentales, tipos de archivos y centros de archivo, entre otros.

Finalmente, se analiza la aplicación de archivo electrónico único que persigue la completa digitalización del procedimiento administrativo y, con ese objetivo, la total interoperabilidad entre administraciones. En este sentido, el archivo electrónico comprende el conjunto de expedientes electrónicos compuestos por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados.

Archivo Electrónico Ley 39/2015

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común exige que el expediente sea completamente electrónico y dispone la creación de un archivo electrónico único para cada administración.

Se deben gestionar todas las actuaciones administrativas (procedimientos, subvenciones, etc.) sin papel, de forma electrónica, a través de expedientes electrónicos. La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados.

Esquema Nacional de Interoperabilidad

La aplicación de archivo electrónico es un elemento fundamental a nivel de todas las Administraciones públicas, pero, para el ingreso de los documentos, es necesario que los expedientes se tramiten de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Para ello, toda organización debe disponer de una política de gestión de documentos electrónicos acorde a este Esquema Nacional.

Cada Administración Pública debe mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, y tiene la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.

La creación de este archivo electrónico único resultará compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los términos previstos en la legislación vigente, y respetará el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente.

¿A quién se dirige este curso?

Este Curso online de Archivo Electrónico: El destino final de los expedientes y documentos electrónicos administrativos, con Certificado Acreditativo, va dirigido a funcionarios y personal de las Administración Pública, tanto Estatal, como Autonómica y Local.

Para realizar el curso resulta recomendable disponer de un certificado electrónico personal o de empleado público. No obstante, no resulta imprescindible, ya que se proporciona un certificado electrónico válido pero de PRUEBAS en las unidades en las que sea requerido.

≡ Temario del Curso online de Archivo Electrónico

TEMA 1. La política de gestión de documentos electrónicos

1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad.
   • ¿Qué son las Normas Técnicas de Interoperabilidad?
   • Ámbito de aplicación, alcance e implantación del ENI
2. La política de gestión de documentos electrónicos (PGDe)
   • Cuestiones a tener en cuenta para implantar la PGDe
   • Terminología de interés
   • Procesos de gestión de documentos y expedientes electrónicos
   • Nivel de implantación de la PGDe en una organización
   • Identificación y valoración de procedimientos/series documentales
     • Identificación
     • Valoración documental
3. El Sistema de información Administrativa SIA
   • La aplicación SIA
   • Obtener y exportar un listado de Procedimientos y Servicios
   • Alta de un procedimiento o servicio

TEMA 2. Expediente electrónico, ciclo de vida y metadatos

1. El marco legal para la transformación digital de las Administraciones públicas
2. El expediente electrónico y el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
3. El expediente electrónico
   • Ventajas del expediente electrónico
   • Definición y estructura
     • Componentes del expediente electrónico
     • Documentos electrónicos
     • Índice electrónico
     • Firma del índice electrónico
     • Metadatos del expediente
   • Ciclo de vida del expediente electrónico
     • Fase de apertura
     • Fase de tramitación
     • Cierre formal del expediente
     • Fase de conservación y selección
   • Metadatos del expediente electrónico
     • Ventajas de la gestión de metadatos
     • Metadatos mínimos obligatorios
     • Metadatos complementarios
   • Servicios de remisión y puesta a disposición
     • Formato y estructura para el intercambio de expedientes
     • Otras consideraciones para el intercambio de expedientes
   • Consideraciones para la gestión de expedientes electrónicos

TEMA 3. Documento electrónico, captura, registro, digitalización y expedición de copias electrónicas

1. Digitalización de documentos
   • Recomendaciones de carácter general en relación con la presentación de documentación por parte del ciudadano
     • Actuaciones que se deben realizar en relación con la documentación
   • Recomendaciones para la digitalización de documentos
     • Descripción del proceso de digitalización
     • Recomendaciones generales en el proceso de escaneado
     • Recomendaciones antes incidencias habituales
2. El documento electrónico
   • Firma del documento electrónico
   • Metadatos del documento electrónico
     • Consideraciones sobre los metadatos de los documentos
     • Metadatos mínimos obligatorios
     • Metadatos complementarios
3. Impresión y verificación de la integridad de los documentos electrónicos
   • Verificación de integridad de los documentos electrónicos
4. Expedición de copias electrónicas
   • Copias, copias auténticas (y compulsas)
   • Definición
   • Características generales de las copias electrónicas auténticas
     • Tipos de copias electrónicas auténticas
   • Proceso de copiado auténtico
     • Requisitos de expedición
     • Copia electrónica auténtica con cambio de formato
     • Copia electrónica auténtica de documento papel
     • Copia electrónica parcial auténtica
     • Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos
   • Firma de la copia auténtica

TEMA 4. Sistema de gestión de expedientes y documentos electrónicos

1. Conceptos básicos antes de utilizar Inside
   • Sistema de Información Administrativa SIA
   • Directorio Común DIR3
   • Firma electrónica en Inside
2. Acceso a la aplicación Inside
   • Acceso con certificado
   • Acceso a través de Cl@ve
   • Navegación
   • Incluir expedientes en Inside
3. Generación de Documentos Electrónicos
   • Nuevo documento
     • Metadatos de los documentos
     • Metadatos adicionales de los documentos
   • Adjuntar archivo
   • Validar documento
   • Importar documento
   • Documentos almacenados
   • Visualizar documento
4. Generación de Expedientes Electrónicos
   • Nuevo expediente
     • Metadatos adicionales de los expedientes
   • Validar expediente
   • Importar expediente
   • Expedientes almacenados

TEMA 5. El archivo y los sistemas de organización de archivos en la Administración pública

1. Tipos de documentos
2. La era de la información (pública)
3. Motivos para la implantación de un sistema de Gestión documental Corporativo
4. El archivo
   • Situación del archivo y archiveros hoy en día en la Administración
   • Funciones que cumple un archivo
   • Organización de un fondo documental archivístico
   • Tipos de archivo
5. Sistemas de organización de los archivos en la administración pública
   • Normativa y reglamentos de un Sistema de archivos
   • Instituciones y personal relacionados con el archivo
   • Sistemas de archivo estatal y autonómicos, regionales, locales y de otras entidades de derecho públic

TEMA 6. El archivo electrónico de expedientes y documentos

1. El archivo electrónico en el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
2. Archivo electrónico y Ley de transparencia
3. La aplicación web de archivo electrónico definitivo Archive
4. Modelo OAIS
   • Generación de paquetes de información
   • Generación de paquetes SIP
   • Generación de paquetes AIP, DIP
5. Funcionalidades de Archive
6. Acceso a la aplicación Archive
   • Administración en Archive
   • Gestión del Archivo electrónico
   • Gestión de Expedientes electrónicos
   • Gestión de DIP
     • Generar credenciales de acceso para un DIP
   • Buscador de expedientes en Archive