Curso online de Gestión Informatizada de Archivos de Empresa

La pérdida de documentos o el tiempo invertido en buscar un expediente mal archivado suponen costes ocultos muy elevados para cualquier organización. Además, el salto definitivo de las empresas hacia el entorno «cero papel» hace indispensable contar con personal capacitado en archivística digital. Gracias a este Curso online de Gestión Informatizada de Archivos de Empresa aprenderás a realizar de forma correcta la gestión documental de todos los archivos y documentos que se generan en una empresa u organización.

Gestión documental y organización de archivos

Cada vez más, las empresas perciben la gran importancia que tiene una correcta gestión documental para el desarrollo de sus actividades, ya que la búsqueda de archivos, facturas, expedientes, etc. supone una gran pérdida de tiempo para los empleados, además de los perjuicios que puede ocasionar la posible pérdida de documentos importantes y datos confidenciales.

Muchas empresas manejan diariamente una gran cantidad de documentación: se elaboran nuevos documentos, se reciben, se tramitan, se envían a los clientes, etc. Hay muchos tipos de documentos en una empresa, por lo que es muy importante el proceso de gestión documental y organización de archivos, especialmente la informatización de esa gestión y almacenamiento de la documentación.

Cómo archivar los documentos de una empresa

En este programa formativo, de 20 horas lectivas, aprenderás a gestionar adecuadamente la producción documental que circula en una compañía en todo su ciclo vital, desde su elaboración, hasta su eliminación o archivo definitivo.

Entre toda esa documentación de la empresa se encuentran actas, documentos constitutivos, cuentas anuales, informes, contratos, escrituras, libros de contabilidad, impuestos, facturas, seguros sociales, nóminas, expedientes de personal, correspondencia, etc. que hay que saber archivar de forma adecuada para poder acceder a la información de forma rápida y segura.

Archivo físico y archivo electrónico

Estudiarás, tanto el archivo físico, como el archivo electrónico, convirtiendo la documentación física en electrónica a través de la digitalización para poder llevar a cabo su gestión informatizada.

También conocerás la organización, conservación y tratamiento de los documentos electrónicos, como por ejemplo correos electrónicos o facturas electrónicas.

Sistema Integral de Gestión Documental

Así, podrás implementar un Sistema Integral de Gestión Documental en la empresa, ya que serás capaz de realizar el trabajo de gestor documental para organizar y realizar el correcto tratamiento archivístico de todos los documentos, aplicando criterios de normalización documental (Norma ISAD, Modelo MoReq, Norma ISO 15489…) y normas de seguridad y acceso a los archivos.

¿A quién va dirigido este curso?

Esta formación está enfocada en la eficiencia administrativa y va dirigida a:

• Auxiliares, secretariado y personal administrativo que deseen mejorar sus competencias organizativas y asumir el control del archivo en sus respectivos departamentos.

• Responsables de Recursos Humanos o Contabilidad que manejen diariamente un gran volumen de información sensible (nóminas, seguros sociales, impuestos) y requieran pautas estrictas de conservación.

• Autónomos y gestores de PYMES que necesiten racionalizar el papeleo de su negocio e implementar un sistema de clasificación eficiente de facturas y contratos para evitar sanciones fiscales o pérdidas de información.

• Personas en búsqueda de empleo en el sector administrativo. El Diploma recibido puede ayudarte a demostrar esta competencia transversal y reforzar tu candidatura en procesos de selección para oficinas y despachos.

Al superar con éxito el curso, recibirás un Certificado Acreditativo emitido por Cursa Online con código QR de verificación. Este Diploma dará constancia de la formación adquirida ante cualquier empresa u organismo.

Metodología del curso

• Formato: Curso 100% online con una duración estimada de 20 horas lectivas.
• Plazo: Tienes 2 meses para completar el temario y las evaluaciones a tu propio ritmo.
• Accesibilidad: Campus virtual operativo 24 horas al día, 7 días a la semana. Compatible con ordenadores, tablets y teléfonos móviles.
• Materiales: Contenido en formato PDF (lectura en plataforma), con ejemplos, ejercicios, actividades y cuestionarios de evaluación.
• Requisitos: No se requiere experiencia ni formación previa.

≡ Temario completo del Curso online de Gestión Informatizada de Archivos de Empresa

TEMA 1. Conceptos generales

1. Definición de archivo
2. Funciones del archivo
3. Definición de documento
4. Documentos de apoyo informativo
5. El documento de archivo
6. Requisitos del documento de archivo
7. Ciclo de vida de los documentos
8. Valor del documento
9. Caracteres de los documentos
10. La tipología documental
11. Las agrupaciones documentales
12. Principios documentales

TEMA 2. El tratamiento documental

1. Establecimiento de los procedimientos de trabajo
2. Identificación
3. Clasificación
4. Tipos de clasificación
5. Operativa de la Clasificación
6. Elaboración del Cuadro de Clasificación
7. Ordenación
8. Descripción
9. Instrumentos de descripción
10. Inventarios
11. Normalización
12. Señalización de los documentos
13. Instalación de las carpetillas en cajas de archivo

TEMA 3. La circulación documental

1. La transferencia de documentos
2. Procedimientos para la transferencia de documentos
3. Valoración de las Series Documentales
4. El Calendario de Conservación como instrumento de trabajo
5. El expurgo
6. Expurgo en los archivos de Oficina o Gestión
7. La eliminación de documentos

TEMA 4. Series documentales en la empresas

1. Documentos Constitutivos
2. Actas
3. Las Cuentas Anuales
4. Los Informes de las Auditorías
5. Los Contratos
6. Las Escrituras
7. Los Libros de Contabilidad
8. Impuestos
9. Las Facturas
10. Los Seguros Sociales
11. Las Nóminas
12. Los Expedientes de personal
13. La Correspondencia
14. Los Documentos de los Órganos de Representación

TEMA 5. El archivo físico

1. Definición de Instalación de los Documentos
2. Espacio del archivo
3. Equipamiento y mobiliario
4. Métodos de instalación
5. Conservación de los Documentos

TEMA 6. El documento electrónico

1. Definición
2. Documento Electrónico de archivo
3. Requisitos de los documentos electrónicos
4. Organización de los documentos electrónicos
5. Tratamiento archivístico de los documentos electrónicos
6. Descripción de eDocumentos
7. Conservación de eDocumentos
8. Correo electrónico
9. La factura electrónica
10. La Digitalización
11. El OCR
12. Formatos de digitalización
13. El escáner
14. Pasos para una correcta digitalización
15. La Digitalización certificada

TEMA 7. Sistemas de gestión documental

1. Definición
2. Los Sistemas de Gestión Documental en el ámbito empresarial
3. Ventajas e inconvenientes de los Sistemas de Gestión Documental
4. Tipos de Sistemas de Gestión Documental
5. Sistemas integrales de Gestión Documental
6. Implantación de un Sistema Integral de Gestión Documental en la empresa

TEMA 8. El acceso al documento

1. Búsqueda y recuperación documental
2. El acceso a los documentos
3. El acceso a los documentos por parte de la Administración
4. Los archivos de empresa y el acceso a los datos de carácter persona
5. Qué regula el reglamento
6. A quién afecta
7. Metodología para controlar la documentación con datos de carácter personal

TEMA 9. Normalización documental

1. Las Normas del Archivo
2. La normalización documental
3. La Norma ISAD
4. Modelo MoReq
5. La norma ISO 15489
6. Cuestionario final